Was tun, wenn der Arbeitgeber die Spesen nicht auszahlt?

Hier erfahren Sie, ob Sie Anspruch auf eine Auszahlung Ihrer Spesen haben und wie Sie diesen einfordern können.
Was das Gesetz sagt
Das Obligationenrecht sieht in Art. 327a vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle «durch die Ausführung der Arbeit notwendigen entstehenden Auslagen» zu ersetzen hat. Unter diesen «notwendigen Auslagen» versteht das Gesetz alle notwendigen Spesen, welche dem Arbeitnehmer im Rahmen der Verrichtung seiner Tätigkeit entstehen. Was genau unter den Begriff solcher notwendiger Spesen fällt, muss im Einzelfall betrachtet und beurteilt werden.
Als Auslagen i.S.v. Art. 327a OR kommen in Frage:
  • Aus- bzw. Weiterbildungskosten (falls diese vom Arbeitgeber angeordnet wurden)
  • Kosten, die im Rahmen der Tätigkeit entstehen wie Porto für Briefe, Telefongebühren und Internet
  • Kosten für Geschäftsreisen
  • Kosten für den Unterhalt (für Verpflegung und Übernachtung), falls der Arbeitnehmer seine Leistung an einem auswärtigen Arbeitsort zu erbringen hat
  • Sämtliche Auslagen, welche dem Arbeitnehmer entstehen, wenn er in Absprache mit dem Arbeitgeber sein privates Auto für seine Arbeit benutzen muss (öffentliche Abgaben für das Fahrzeug, Prämien für die Haftpflichtversicherung sowie eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeuges)
  • Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt, so sind dem Arbeitnehmer die üblichen Aufwendungen für den Betrieb und Unterhalt angemessen zu vergüten
Nicht als notwendige Auslagen i.S.v. Art. 327a OR gelten jedoch:
  • Bussen und Geldstrafen (z.B. wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit eine Parkbusse erhält)
  • Kosten und Auslagen für Berufskleider und deren Reinigung (z.B. wenn ein Bankangestellter während der Arbeitszeit einen Anzug und Krawatte tragen muss)
  • Fahrkosten des Arbeitnehmers vom Wohnsitz zur Arbeitsstelle

Durch eine schriftliche Abrede (im Einzelarbeitsvertrag, in einem Gesamtarbeitsvertrag oder auch nur in einem Verweis auf ein Spesenreglement), kann auch eine Pauschale (z.B. ein fester, monatlicher Betrag) für die Spesen festgelegt werden. Allerdings muss diese vereinbarte Pauschale auch den effektiven Auslagen des Arbeitnehmers entsprechen. Kann der Arbeitnehmer nachweisen, dass seine effektiven Auslagen höher waren als jene, welche im Arbeitsvertrag vereinbart wurden, so muss der Arbeitgeber die Differenz bezahlen. Auch unzulässig sind Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, die besagen, dass der Arbeitnehmer die Spesen selber zu tragen hat (Verbot der Auslagenüberwälzung, Art. 327a Abs. 3 OR).
Wie bekomme ich meine Spesen zurückerstattet?
Grundsätzlich empfehlen wir: Bewahren Sie sämtliche Spesenquittungen auf, damit Sie Ihre Auslagen gegenüber dem Arbeitgeber sauber darlegen können. Dies macht es Ihnen erheblich leichter zu beweisen, welche Auslagen und in welcher Höhe Sie diese hatten. Wenn Ihnen im Einzelarbeitsvertrag eine pauschale Spesenvergütung schriftlich zugesichert wurde, müssen Sie jedoch nicht alle Spesenquittungen im Detail vorlegen können.
Praxisbeispiel Spesen
Christina arbeitet als Sachbearbeiterin in einem kleinen Zürcher KMU. Auf Grund der Corona-Krise ordnet ihre Chefin per Anfang Mai Homeoffice an. Da es der Unternehmung wirtschaftlich immer schlechter geht, sieht sich die Chefin per Ende Mai gezwungen, Christina zu kündigen. Christina stellt sich nun die Frage, ob sie für die Zeit, in welcher sie von zu Hause arbeiten musste auch einen Spesenersatz erhält. Die Chefin meint, dass dies nicht so sei, denn bezüglich Homeoffice stehe nichts im Arbeitsvertrag. Wir sind klar der Meinung: doch, Christina steht eine angemessene Entschädigung zu. Denn auch während der Corona Krise gilt selbstverständlich das Arbeitsrecht und somit die Bestimmung, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle notwendigen Auslagen zu entschädigen hat, insbesondere auch jene, die dem Arbeitnehmer zusätzlich im Homeoffice entstehen. Da aber für diesen Fall keine Pauschale im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, empfehlen wir Christina möglichst alle Aufwendungen zu dokumentieren (z.B. die Quittung für das Papier, für die Druckerpatronen etc.), dann kann sie diese am Ende des Arbeitsverhältnisses auch gegenüber ihrem Arbeitgeber geltend machen.
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